Pembuat Template Email

Pilih situasinya, isi bagian kosongnya, dan email lengkap dengan subjek siap dipakai

Pembuat template email ini menyediakan 54 template untuk situasi yang sering muncul: permohonan rapat, permintaan penawaran harga, pengunduran diri, sampai email kepada dosen. Setiap template sudah berisi subjek dan isi, sedangkan hal yang berbeda di tiap email, seperti nama penerima, tanggal, atau nominal, dikosongkan sebagai isian. Klik isian di dalam email dan langsung ketik. Isian yang namanya sama cukup diisi sekali.

Isi email dibagi ke dalam enam peran: salam, maksud, rincian, permintaan, penutup, dan pengirim. Setiap paragraf diberi pita warna, dan batang kerangka email di atasnya menunjukkan porsi masing-masing peran. Dari situ Anda bisa melihat sebelum mengirim jika maksud email terlalu jauh di bawah atau permintaan kepada penerima belum tertulis.

Kapan template ini berguna

• Menghubungi klien atau calon mitra untuk pertama kali: urutan salam, perkenalan, dan maksud sudah tersedia. Email perkenalan menaruh alasan Anda menghubungi di paragraf pertama dan hanya mengajukan satu langkah lanjutan.
• Menulis email yang sulit: pengunduran diri, perpanjangan tenggat, penolakan tawaran, atau pengingat tagihan membutuhkan nada yang tepat. Penolakan ditulis tegas tetapi sopan, dan pengingat tagihan dibuka dengan nada “mungkin terlewat”.
• Menagih balasan yang tak kunjung datang: template pengingat balasan mengulang tanggal dan isi email sebelumnya dalam satu kalimat serta memberi batas waktu baru, jadi penerima tidak perlu mencari email lama.
• Menulis kepada pihak yang menuntut format: untuk dosen, mata kuliah dan NIM ditaruh di subjek dan kalimat pembuka. Untuk HRD, posisi yang dilamar dan nama Anda ditaruh di subjek.
• Memakai data yang sama di banyak email: nama, perusahaan, dan kontak cukup diisi sekali. Saat berpindah ke template lain, isian itu sudah terisi.

Cara memakai

1. Ketik kata seperti penawaran, resign, atau dosen pada kolom ‘Cari situasi’, atau pilih template lewat tombol kategori.
2. Klik isian bergaris putus-putus di jendela email lalu ketik. Enter memindahkan Anda ke isian berikutnya, dan titik di bagian bawah ikut terisi sebanyak isian yang sudah diisi.
3. Jika ingin mengubah kalimat, tekan ‘Edit sendiri’. Teks yang terisi menjadi editor dengan format tebal, miring, garis bawah, dan daftar. Hasil edit disimpan terpisah untuk tiap template.
4. Pakai ‘Salin isi email’ dan ‘Salin subjek’ untuk menempelkannya ke jendela email Anda, atau buka jendela penulisan lewat ‘Buka di aplikasi email’ dan ‘Buka di Gmail’ dengan subjek dan isi sudah masuk. Alamat tujuan yang Anda tulis ikut terbawa.
5. Tekan bintang di kiri atas jendela email untuk menyimpan template yang sering dipakai ke favorit.

Kerangka email kerja: salam, maksud, rincian, permintaan, penutup, pengirim

Email kerja biasanya terdiri dari enam bagian. Pembaca menilai dari beberapa baris pertama apakah email perlu dibaca sekarang dan apa yang harus dilakukan. Karena itu, taruh maksud tepat setelah salam dan tulis hal yang diminta dari penerima di paragraf permintaan tersendiri.

Pita warna di sebelah kiri paragraf menunjukkan peran tersebut. Jika pada batang kerangka bagian ‘rincian’ mendominasi sementara ‘permintaan’ tidak ada, penerima mungkin tidak tahu apa yang harus dikerjakan. Sebaliknya, salam dan penutup yang terlalu panjang mendorong maksud ke bawah layar.

Soal penulisan nama dan gelar, pedoman EYD V dari Badan Bahasa menyebut bahwa tanda koma dipakai di antara nama orang dan singkatan gelar akademis yang mengikutinya, dan contoh surat dalam pedoman itu menulis penerima sebagai “Yth. Rahmat Hidayat, S.T.” tanpa titik di akhir baris alamat. Karena itu, template menulis “Yth. Bapak/Ibu” di baris sendiri tanpa tanda baca di akhir, lalu “Dengan hormat,” pada baris berikutnya. Ketik nama penerima persis seperti yang tertera di tanda tangan emailnya atau kartu namanya, lengkap dengan gelarnya.

Subjek email dibaca lebih dulu di kotak masuk

Di kotak masuk, yang terlihat hanya pengirim dan subjek. Subjek yang memuat jenis email, inti isi, dan tanggal atau tenggat membuat penerima tahu pentingnya email sebelum membukanya, dan memudahkan pencarian di kemudian hari.

“Re:” di awal subjek menandakan balasan atas email sebelumnya. Template yang menjawab email masuk, seperti penolakan tawaran dan konfirmasi jadwal wawancara, memakai subjek yang diawali “Re:”.

54 template menurut situasi

Klik nama template untuk membukanya di area kerja di atas.

Contoh: email permohonan rapat yang sudah diisi

Jika isian pada template ‘Permohonan rapat’ diisi seperti di bawah, hasilnya menjadi email berikut. Nama pengirim dan perusahaan cukup diisi sekali, lalu ikut terisi di template lain.

Yth. Bapak/Ibu Hendra Wijaya

Dengan hormat,
Saya Sinta Maharani dari PT Nusa Mandiri.

Melalui surat elektronik ini, saya mengajukan permohonan rapat untuk membahas Anggaran Promosi Triwulan III.

- Pokok bahasan: pembagian anggaran per wilayah dan jadwal pelaksanaan
- Perkiraan durasi: 40 menit
- Format rapat: daring melalui Google Meet (tautan dikirim setelah jadwal pasti)

Waktu yang kami usulkan:
- Rabu, 28 Oktober 2026, pukul 10.00 WIB
- Kamis, 29 Oktober 2026, pukul 14.00 WIB
- Jumat, 30 Oktober 2026, pukul 16.00 WIB

Mohon kesediaan Bapak/Ibu memberi tahu jadwal yang sesuai paling lambat Selasa, 27 Oktober 2026, kemudian akan kami konfirmasi. Jika semua jadwal tersebut berhalangan, mohon sampaikan waktu yang memungkinkan.

Atas perhatian dan kesediaan waktunya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Sinta Maharani

Kesalahan yang sering terjadi sebelum mengirim

• Isian terkirim kosong: isian yang belum diisi tersalin lengkap dengan kurung kurawal, misalnya {Nama penerima}. Setelah menyalin, baris status menyebut isian yang tersisa, jadi cek sekali lagi.
• Menulis “terlampir” tetapi lupa melampirkan: jika isi email menyebut lampiran, hitung kembali jumlah file. Template pengiriman dokumen meminta nama file ditulis di isi email, sehingga file yang kurang cepat ketahuan.
• Salah menulis nama atau gelar: salin nama dan gelar penerima persis seperti di tanda tangan emailnya atau kartu namanya.
• Tanggal dan hari tidak cocok: menulis “Rabu, 28 Oktober” memudahkan pengecekan, tetapi hari yang salah justru membingungkan. Cocokkan dengan kalender.
• Tidak ada batas balasan: kalimat “kapan pun Bapak/Ibu sempat” membuat balasan tertunda. Tulis tanggal pada paragraf permintaan.
• Memasukkan banyak alamat yang saling tidak kenal ke kolom Kepada: semua penerima bisa melihat alamat satu sama lain. Untuk pengumuman massal, gunakan Bcc.
• Salah menekan Balas Semua: bila hendak membalas secara pribadi atas email yang dikirim ke banyak orang, cek kolom Kepada lagi.

Kepada, Cc, dan Bcc

Tiga kolom di bagian atas email didefinisikan dalam standar format pesan internet (RFC 5322). Semua orang di ketiga kolom itu menerima email; bedanya terletak pada fungsi dan apakah alamatnya terlihat.

Kolom ‘Alamat tujuan’ pada alat ini hanya mengisi Kepada. Tambahkan Cc dan Bcc langsung di jendela penulisan email.

Keterbatasan

• Template hanyalah titik awal. Jika kantor atau kampus Anda punya format dan prosedur tersendiri, seperti formulir pengunduran diri, sistem pengajuan cuti, sistem penerbitan surat keterangan, atau aturan presensi, itulah yang berlaku lebih dulu.
• ‘Buka di aplikasi email’ membuka aplikasi email bawaan perangkat. Jika belum ada aplikasi bawaan atau isi email sangat panjang, jendela bisa tidak terbuka atau isinya terpotong. Dalam kasus itu, salin dan tempel saja.
• Saat dibuka lewat aplikasi email atau Gmail, hanya teks biasa yang terbawa tanpa format. Untuk mempertahankan huruf tebal, gunakan ‘Salin isi email’. Cara teks berformat tertempel berbeda di tiap layanan email.
• Template memakai sapaan “Bapak/Ibu” karena jenis kelamin penerima sering tidak diketahui. Jika sudah tahu, ganti dengan “Bapak” atau “Ibu”, dan sesuaikan tingkat keformalan dengan hubungan Anda, misalnya “Halo” dan “aku/kamu” pada template pribadi.
• Isi yang Anda ketik tidak disimpan dan hilang saat halaman dimuat ulang. Di peramban ini hanya daftar template favorit yang tersimpan.

Sumber

Dasar penulisan: definisi kolom Kepada, Cc, dan Bcc mengacu ke RFC 5322, format alamat yang diteruskan ke jendela email mengacu ke RFC 6068, penulisan salam pembuka, salam penutup, dan nama mengacu ke Ejaan yang Disempurnakan Edisi V (Badan Bahasa), dan syarat pengunduran diri mengacu ke UU 6/2023 serta PP 35/2021. Seluruhnya diperiksa pada 22 Oktober 2026.

• 01RFC 5322: Internet Message Format, 3.6.3 Destination Address FieldsDefinisi To, Cc, dan Bcc
• 02RFC 6068: The 'mailto' URI SchemePenerusan subjek dan isi email; jeda baris pada isi ditulis %0D%0A
• 03EYD V, Badan Bahasa: Tanda KomaButir 10: koma sesudah salam pembuka dan salam penutup (Dengan hormat, / Hormat kami,); butir 11: koma antara nama dan gelar akademis
• 04EYD V, Badan Bahasa: Tanda TitikButir 11: tanda titik tidak dipakai di belakang alamat penerima surat; contoh “Yth. Rahmat Hidayat, S.T.”
• 05UU No. 6 Tahun 2023, Bab IV Ketenagakerjaan (salinan Better Work Indonesia)“Pasal 162 dihapus”; syarat pengunduran diri kini dalam Pasal 154A ayat (1) huruf i UU 13/2003 hasil perubahan
• 06PP No. 35 Tahun 2021 (salinan JDIH Kemnaker)Pasal 36 huruf i: permohonan tertulis paling lambat 30 hari sebelum tanggal mulai; Pasal 50: hak uang penggantian hak dan uang pisah

Pertanyaan yang sering diajukan

Alat terkait