Calculadora de disponibilidad común

El tiempo en común está entre el inicio más tardío y el final más temprano

La franja en la que puede todo un grupo es la parte donde coincide la disponibilidad de cada persona. Con dos personas, va desde la hora de inicio más tardía hasta la hora de fin más temprana, y solo existe si ese inicio tardío queda antes que ese final temprano. Al sumar más gente la regla no cambia: se conserva únicamente lo que tienen libre todas a la vez.

En el ejemplo «Reunión» de la primera pantalla, las cuatro personas pueden el lunes de 10:30 a 11:30 y de 15:30 a 17:00. Por la mañana Sofía puede desde las 10:30 y Mateo se va a las 11:30, así que queda una hora. Por la tarde Sofía empieza a las 15:30 y Mateo llega hasta las 17:00, con lo que quedan hora y media. El martes y el miércoles no hay ningún momento en el que puedan las cuatro. En la lista de opciones, las dos franjas en las que pueden las cuatro van primero y después las de tres personas; las horas en que no puede Lucía, que está marcada como obligatoria, no aparecen nunca. El martes de 11:00 a 12:00 (sin Sofía) y el miércoles de 14:00 a 15:00 (sin Mateo) figuran después de las opciones de tres personas del lunes.

Cuándo resulta útil

• Ordenar las respuestas del grupo de WhatsApp: mensajes como «el lunes de 9 a 12, el martes por la tarde» quedan repartidos entre cientos de mensajes. Si los pasas a la fila de cada persona, en una sola pantalla ves dónde coinciden y quién se queda fuera.
• Entrevistas y reuniones con alguien imprescindible: marca al entrevistador principal o a la candidata como obligatorios y desaparecen todas las opciones en las que no estén.
• Clases particulares, ensayos o el partido semanal: cambia de fechas a días de la semana y la herramienta busca una hora que se repita cada semana, no una fecha concreta.
• Quedadas nocturnas y llamadas con gente de otro país: escribe 22-2 en una sola celda y el cálculo continúa pasada la medianoche hasta la madrugada siguiente.

Cómo se calcula

1. El texto de cada celda se lee como tramos horarios. Si el final es anterior al inicio, como en 22-2, el final cae al día siguiente.
2. Primero se unen los tramos de una misma persona. 9-11 y 10:30-12 pasan a ser 09:00–12:00, y dos tramos que se tocan, como 9-10 y 10-11, pasan a ser 09:00–11:00.
3. El día se corta en todas las horas de inicio y de fin que haya escrito alguien, y en cada trozo se cuenta cuántas personas pueden. El tono de cada celda del mapa de disponibilidad es ese número.
4. Las opciones son los tramos más largos en los que pueden las mismas personas de principio a fin. Si alargas una opción hacia delante o hacia atrás, alguien de dentro deja de poder, y nadie más puede durante todo el tramo.
5. Se descartan las opciones más cortas que el mínimo y las que no incluyen a una persona obligatoria. Las que quedan se ordenan por número de personas y, si hay empate, por la más temprana.

Tiempo en común = [inicio más tardío, final más temprano) · solo si inicio más tardío < final más temprano · duración = final más temprano − inicio más tardío

Los tramos incluyen la hora de inicio pero no la de fin. Por eso, si una persona puede hasta las 10:00 y otra desde las 10:00, comparten 0 minutos. La ontología de tiempo del W3C marca la misma diferencia: cuando el final de un intervalo coincide con el comienzo de otro, lo llama relación «meets» (se tocan) y la trata aparte de solaparse.

Cómo escribir las horas

Cada celda recoge las horas en que una persona puede ese día. Separa varios tramos con comas y escribe las horas en formato de 24 horas; si añades «am» o «pm», se interpreta en esa mitad del día. Debajo de la celda, una barra y una duración muestran cómo se ha entendido lo que escribiste.

Tres personas, un día: la duración mínima cambia las opciones

Imagina que, el mismo día, Lucía puede de 09:00 a 12:00 y de 14:00 a 16:00, Mateo de 10:00 a 11:00 y de 14:30 a 17:00, y Sofía de 10:30 a 13:00 y de 15:00 a 16:30. Por la mañana el inicio más tardío es el de Sofía, las 10:30, y el final más temprano es el de Mateo, las 11:00, así que las tres personas comparten 30 minutos. Por la tarde Sofía llega a las 15:00 y Lucía se va a las 16:00, lo que da una hora.

El mínimo se aplica a un único tramo continuo. La herramienta no suma los 30 minutos de la mañana a la hora de la tarde para formar una opción de hora y media. Un tramo que dura justo lo mismo que el mínimo se conserva.

Cuando una opción es larga, puedes empezar la reunión en cualquier punto de ella siempre que termine antes de que acabe la franja. En la opción de 15:00 a 16:00, una reunión de 30 minutos puede empezar a las 15:00 o a las 15:30. La calculadora no divide el tramo en huecos de 30 minutos reservables, así que ten en cuenta los desplazamientos y la preparación al elegir la hora real.

Cuando no hay una hora que valga para todos

Con más de cinco personas es habitual que no exista ninguna hora que sirva a todo el mundo. En ese caso, en vez de un resultado vacío, la calculadora pone en primer lugar la hora en que puede más gente y escribe el nombre de quien falta. En la lista de personas que hay sobre el resultado, quien no puede aparece con un círculo vacío y el nombre tachado.

El ejemplo «Clase semanal» tiene cinco personas y tres tardes: lunes, miércoles y jueves. Ningún día sirve a las cinco, pero el jueves de 20:00 a 22:00 pueden cuatro, todas menos Carmen, durante dos horas. El lunes y el miércoles solo hay una hora en la que coinciden cuatro, así que quedan fuera cuando el mínimo es de 1 h 30 min. Probar

Si el resultado no te convence, ve relajando las condiciones en este orden:

1. Deja solo a quienes tienen que estar. Márcalas como obligatorias: las opciones sin ellas desaparecen y queda primero la mejor para el resto.
2. Baja la duración mínima. Verás enseguida si todos coinciden aunque sea un rato corto. Las celdas oscuras con ✓ del mapa son los momentos en que pueden todos.
3. Añade días. Con más fechas hay más oportunidades de coincidir. Si quitas una fecha, las horas que escribiste no se borran: al volver a añadirla reaparecen.
4. Divide la reunión. Elige dos franjas con distinto tono en el mapa y haz la misma sesión dos veces.

Los programas de calendario resuelven un problema parecido. El estándar iCalendar (RFC 5545) define una propiedad FREEBUSY que intercambia solo intervalos libres u ocupados en lugar de eventos completos, y el Asistente de programación de Outlook permite añadir a los asistentes como obligatorios u opcionales. Esta calculadora no se conecta a ningún calendario: hace el mismo cálculo de coincidencias solo con las horas que le indican las personas.

Más allá de la medianoche y días que se repiten

Quien puede de 22:00 a 02:00 escribe 22-2 una sola vez en la celda de ese día. La calculadora lo trata como un tramo de cuatro horas que sigue hasta las 02:00 del día siguiente y cuenta también la coincidencia con otras personas que puedan de madrugada ese día. La escala horaria del mapa se prolonga más allá de la medianoche (24, luego 1, 2), así que la parte posterior a la medianoche continúa en la parte baja de la columna del mismo día; cuando el mapa muestra el día entero, se dibuja en cambio en la parte alta de la columna del día siguiente. En la barra bajo la celda de cada participante, la parte de la mañana siguiente va rayada.

En el ejemplo «Noche», las cuatro personas pueden el viernes de 22:00 a 23:30, pero son solo 1 h 30 min, y con un mínimo de 2 horas esa franja no es una opción. La primera opción es entonces la de 21:00 a 23:30 con tres personas, sin Paula. Si bajas el mínimo a 1 h 30 min, pasa a ir primero la franja de 22:00 a 23:30 en la que pueden las cuatro. Probar

«Días de la semana» compara los días que se repiten cada semana, no fechas concretas. Úsalo para una cita fija semanal y vuelve a las fechas si alguien solo puede esta semana. Las horas de las fechas y las de los días de la semana se guardan por separado, así que cambiar de uno a otro no borra nada.

Cargar una hoja de cálculo de una vez

Si has reunido las respuestas en un formulario o en una hoja de cálculo, importar el archivo es más rápido que escribirlas. Pon en cada fila un tramo de una persona; las filas con exactamente el mismo nombre se cuentan como una sola persona. «Descargar Excel» guarda lo que has escrito con el mismo formato, así que también puedes usar ese archivo como plantilla.

Lo que Excel muestra en una celda y lo que guarda pueden ser distintos. Excel almacena las fechas como números de serie y las horas como fracciones de un día, de modo que las 12:00 son 0,5. La calculadora lee fechas y horas guardadas como números y corrige los archivos creados con el sistema de fechas de 1904, cuyos números de serie son 1.462 días menores. Aun así, después de importar, comprueba que el número de personas y las fechas y horas coinciden con el original. Valores como 10/5 sin año o un 3 suelto sin am ni pm pueden no leerse o entenderse de otra forma.

Errores frecuentes

• Escribir una hora de tarde como si fuera de mañana: 2-4 son las 02:00–04:00. Para la tarde escribe 14-16 o 2-4 pm. Si la barra de debajo de la celda queda pegada al borde izquierdo, sospecha de esto.
• Creer que las horas que se tocan coinciden: quien puede hasta las 10:00 y quien puede desde las 10:00 no comparten ningún rato. En cambio, los tramos 9-10 y 10-11 de una misma persona se unen en 09:00–11:00.
• Escribir a la misma persona de dos formas: en una hoja de cálculo, «Ana Ruiz», «Ana Ruiz » con un espacio al final y «Ana» no son lo mismo. Se recortan los espacios de los extremos, pero cualquier otra diferencia se mantiene y cuenta como otra persona.
• Confundir a quien no ha respondido con quien no puede ningún día: quien tiene todas las celdas vacías se considera que aún no ha respondido y queda fuera del cálculo; su chip muestra «sin horas, no se cuenta». Quien no puede ningún día debe escribir x (o «no») en las celdas para contar entre «todos». Una sola celda vacía sigue significando que ese día no puede.
• Mezclar zonas horarias: si copias las horas locales de un invitado de otro país tal cual, se solaparán horas que no tienen relación. Pásalas antes todas a una misma zona horaria.

Límites y precauciones

• No convierte zonas horarias. Todas las celdas se interpretan como horas de la misma zona, y tampoco se trata la hora que se salta o se repite en los cambios de horario de verano.
• Admite hasta 20 personas y 14 fechas. La lista en pantalla y el resultado copiado incluyen como máximo 12 opciones.
• En el modo de días de la semana, un tramo que empieza el domingo por la noche y sigue hasta la madrugada del lunes no se une con el lunes de la misma semana.
• Lo que escribes se queda en este navegador y no se guarda en ningún servidor. El enlace que copias contiene los nombres y las horas, así que acórtalos si vas a publicarlo en un sitio abierto.
• Si varias personas abren su copia de un enlace y editan a la vez, solo queda el último enlace que se comparta. Lo más fiable es que una persona recoja las respuestas y las escriba.

Comprobado el 23 de octubre de 2026. El almacenamiento de fechas y horas en Excel se contrastó con el soporte de Microsoft, la definición de intervalos que se tocan con la ontología de tiempo del W3C y la notación de tiempo libre con la RFC 5545.

Fuentes

• 01Soporte de Microsoft: sistemas de fechas en ExcelLos sistemas de fechas 1900 y 1904, y la diferencia de 1.462 días entre sus números de serie
• 02Soporte de Microsoft: función TIME (NSHORA)Los valores de hora son fracciones decimales de un día; las 12:00 equivalen a 0,5
• 03RFC 5545 iCalendar, 3.8.2.6 Free/Busy TimeFREEBUSY define uno o más intervalos de tiempo libre u ocupado (FBTYPE FREE, BUSY y otros)
• 04W3C Time Ontology in OWL, 4.2.30 intervalMeetsRelación en la que el final de un intervalo coincide con el comienzo de otro («meets»)
• 05Soporte de Microsoft: Asistente de programación en OutlookLos asistentes a la reunión se añaden en campos separados de obligatorios y opcionales

Preguntas frecuentes

Herramientas relacionadas