Kalkulator Jadwal Mundur

Janji temu pukul 19.00? Mulai bersiap paling lambat 17.15

Kamu harus sudah sampai di tempat janji temu pukul 19.00. Mandi dan siap-siap butuh 30 menit, perjalanan 60 menit, dan kamu mau punya cadangan 15 menit sebelum tiba. Jumlahnya 1 jam 45 menit, dan 19.00 dikurangi 1 jam 45 menit hasilnya 17.15. Kalau mulai bersiap 17.15 dan berangkat 17.45, kamu tiba 18.45, lalu 15 menit sisanya menjadi cadangan.

Kalkulator jadwal mundur ini menghitung dengan cara yang sama untuk berapa pun jumlah langkahnya. Angka besar di atas adalah jam paling lambat untuk mulai, dan pita waktu di bawahnya membagi rentang dari mulai sampai tenggat menurut lama tiap langkah. Jam di sisi kiri jadwal adalah jam mulai tiap langkah, jadi jam pada baris ‘Perjalanan’ adalah jam kamu harus keluar rumah. Kolom ‘Per jam sekarang’ membandingkan hasilnya dengan jam saat ini: berapa lama lagi sebelum harus mulai, atau berapa menit yang harus dipangkas kalau sudah telat.

Soal istilah: ‘hitung mundur’ biasanya berarti countdown menuju suatu hari. Yang dimaksud di sini adalah jadwal mundur, yaitu menghitung ke belakang dari tenggat (deadline) untuk mencari jam mulai dan jam tiap langkah.

Kapan jadwal mundur berguna

Untuk satu kegiatan saja, hitungan di kepala sudah cukup. Namun kalau ada beberapa kegiatan berurutan, misalnya bersiap, perjalanan, parkir, dan antre, menjumlahkannya dari depan mudah membuat satu langkah terlewat atau cadangan terhitung dua kali. Kalau dihitung mundur dari tenggat, yang ditentukan lebih dulu adalah kapan kegiatan terakhir harus selesai, sehingga langkah yang terlupa lebih cepat kelihatan.

• Janji temu dan jam masuk kantor: jam tiba tidak bisa digeser, yang bisa diatur hanya waktu bersiap dan perjalanan. Pada contoh kantor, mandi, sarapan, lalu KRL dan ojek untuk jam masuk 08.00 berarti harus mulai paling lambat 05.50.
• Ujian atau wawancara dengan jam kumpul: ada langkah yang biasanya tidak ada, seperti mencari ruang ujian. Contoh ujian dengan jam kumpul 07.30 berarti mulai 05.30.
• Mengirim tugas atau berkas online yang tenggatnya malam hari: dengan langkah cek terakhir, ubah ke PDF, dan unggah, tenggat 23.59 ternyata menuntut kita mulai mengerjakannya pukul 21.49.
• Batas terima paket atau surat: jam tutup loket atau agen ekspedisi dijadikan tenggat, sedangkan mengemas, berangkat, dan antre menjadi langkahnya.

Arah menyusun rencana ternyata memengaruhi hasil. Park, Lu, dan Hedgcock (2017) membandingkan orang yang menyusun langkah menuju tujuan secara berurutan dari depan dengan orang yang menyusunnya mundur dari tenggat. Kelompok yang mundur lebih termotivasi, lebih yakin tujuannya tercapai, merasa lebih sedikit tertekan waktu, dan kinerjanya lebih baik. Menurut para peneliti, penyebabnya adalah hal yang harus dikerjakan jadi terbayang lebih jelas, dan perbedaannya lebih besar pada tujuan dengan rencana yang rumit.

Cara menghitung

1. Tentukan tanggal dan jam tenggat. Ini jam yang wajib ditepati: tiba, masuk, atau kirim.
2. Kurangi tenggat dengan cadangan. Cadangan hanya ditaruh satu kali, setelah langkah terakhir selesai dan sebelum tenggat. 19.00 − 15 menit = 18.45 adalah jam langkah terakhir harus selesai.
3. Kurangi lama tiap langkah, mulai dari yang terakhir. 18.45 − perjalanan 60 menit = 17.45 adalah jam berangkat, lalu 17.45 − siap-siap 30 menit = 17.15 adalah jam mulai bersiap.
4. Jam mulai langkah paling depan adalah jawabannya. Jadwal menampilkan jam hasil hitungan mundur itu dengan urutan sebenarnya.

Jam mulai paling lambat = tenggat − cadangan − (langkah 1 + langkah 2 + … + langkah n)

Kalau urutan langkah ditukar tetapi totalnya sama, jam mulai langkah paling depan tidak berubah. Yang berubah adalah jam mulai tiap langkah, jadi kalau jam suatu langkah penting, misalnya jam berangkat, susunlah sesuai urutan sebenarnya. Panah naik dan turun pada jadwal mengubah urutan, dan jamnya langsung dihitung ulang.

Contoh untuk berbagai situasi

Contohnya sama dengan tombol situasi di bagian atas area kerja. Tombol ‘Coba masukkan’ langsung mengisi area kerja tanpa membuka ulang halaman, dan tanggalnya diambil dari hari terdekat yang jam mulainya belum lewat.

Menit pada contoh hanyalah perkiraan untuk kasus yang umum. Kalau kamu punya catatan sendiri, pakai angka itu supaya lebih akurat. Perjalanan dengan kendaraan umum atau kendaraan pribadi sangat bergantung pada cuaca dan jam sibuk, jadi cek lagi di aplikasi peta dengan jam berangkat yang sesuai.

Berapa cadangan yang pantas

Cadangan adalah waktu untuk menampung langkah yang ternyata lebih lama dari perkiraan. Orang cenderung memperkirakan waktu pengerjaan terlalu singkat. Buehler, Griffin, dan Ross (1994) menunjukkan lewat lima penelitian dengan 465 mahasiswa bahwa orang terlalu optimistis memperkirakan kapan tugas kuliah dan tugas sehari-hari selesai. Saat memperkirakan, mereka hanya membayangkan rencana ke depan dan jarang mengingat berapa lama tugas serupa benar-benar memakan waktu. Ketika mereka diarahkan menghubungkan perkiraan dengan pengalaman serupa di masa lalu, kecenderungan optimistis itu hilang. Pengamat yang memperkirakan waktu orang lain justru memberi waktu lebih lama. Gejala ini disebut kekeliruan perencanaan (planning fallacy).

Untuk menentukan cadangan perjalanan, ada indeks penyangga (buffer index) yang dipakai Administrasi Jalan Raya Federal AS (FHWA). Nilainya selisih antara waktu tempuh hari yang hampir paling padat (persentil ke-95) dan waktu tempuh rata-rata, dibagi waktu tempuh rata-rata. Seperti contoh di dokumen FHWA, kalau rata-ratanya 20 menit dan indeks penyangganya 40%, tambahkan 20 × 40% = 8 menit, jadi sediakan 28 menit supaya tiba tepat waktu di sebagian besar hari.

Indeks penyangga berbeda untuk tiap jalan dan tiap jam. Angka 20, 40, dan 60% pada tabel hanyalah contoh untuk perbandingan. Cara yang paling realistis adalah mengingat hari terlambat di rute yang biasa kamu lalui: berapa menit lebih lama dari biasanya, lalu isikan angka itu di kolom cadangan.

Cara membaca penilaian ‘Per jam sekarang’

Kolom ‘Per jam sekarang’ menganggap belum ada langkah yang dimulai, lalu membandingkan jam saat ini (dalam menit) dengan hasil hitungan. Untuk contoh janji temu 19.00 (mulai 17.15, jumlah langkah 1 jam 30 menit, cadangan 15 menit), hasilnya sebagai berikut.

Kalau jam sekarang ada di antara jam mulai dan tenggat, pita waktu menampilkan jarum ‘Sekarang’. Bagian yang sudah lewat tampak pudar, dan langkah yang seharusnya sedang dikerjakan menurut rencana diberi bingkai. Titik langkah itu juga berkedip di jadwal. Kalau kamu sudah bergerak sesuai rencana, lihat tanda ini, bukan kalimat penilaiannya.

Jadwal yang melewati tengah malam dan tenggat 00.00

Kalau tenggatnya dini hari, jam mulainya jatuh di hari sebelumnya. Tenggat 25 Oktober pukul 00.20 dengan kebutuhan waktu yang sama, 1 jam 30 menit, berarti mulai 24 Oktober pukul 22.50. Langkah yang tanggalnya berganti diberi tanggal di bawah jamnya pada jadwal, jadi kamu tidak keliru mengira masih hari yang sama. Hal yang sama berlaku saat tahun berganti: tenggat 1 Januari pukul 00.15 dikurangi 30 menit menjadi 31 Desember tahun sebelumnya pukul 23.45.

‘Tanggal 23 pukul 00.00’ adalah awal tanggal 23, yaitu tengah malam setelah tanggal 22. Isi tanggal 23 dan jam 00.00 di kalkulator agar jadwalnya selesai pada malam tanggal 22. Sebaliknya, ‘sampai tanggal 23 tengah malam’ bisa dipahami sebagai malam tanggal 23. Kalau pengumumnya tidak menyebut sampai menitnya seperti ‘23.59’, tanyakan ke penyelenggara agar tidak salah.

Indonesia tidak memakai jam musim panas, tetapi punya tiga zona waktu (WIB, WITA, dan WIT) dengan selisih satu jam antarzona. Kalau tenggatnya mengikuti zona waktu lain atau jam di luar negeri, ubah dulu ke jam di zona waktu perangkatmu sebelum mengisinya. Perhitungannya memakai zona waktu yang diatur di perangkat ini dan mengurangi waktu yang benar-benar berjalan.

Kesalahan yang sering terjadi

• Mengurangi cadangan dua kali: kalau di dalam perjalanan 60 menit sudah ada selisih 10 menit, lalu kolom cadangan diisi 15 menit juga, ada 25 menit yang dibiarkan kosong. Taruh cadangan di satu tempat saja.
• Memasukkan lagi waktu yang sudah termasuk perjalanan: kalau perkiraan di aplikasi peta sudah memuat jalan kaki atau pindah moda, jangan tambahkan ‘jalan ke stasiun’ lagi. Tambahkan hanya waktu yang tidak ada di peta, seperti mencari parkir, naik ke lantai tujuan, atau antre masuk gedung.
• Menuliskan kegiatan yang berjalan bersamaan sebagai langkah berurutan: misalnya mencuci pakaian sambil mandi. Kalau keduanya dimasukkan terpisah, jam mulai terlalu awal. Masukkan satu saja, yang lebih lama.
• Mengira ‘jam berangkat’ sama dengan jam mulai: angka besar adalah jam langkah pertama dimulai. Jam keluar rumah adalah jam pada baris langkah perjalanan di jadwal.
• Tidak memeriksa tanggal: untuk tenggat 00.00 atau penerbangan dini hari yang tanggalnya berganti, isi tanggal tenggat dengan benar supaya tanggal mulainya tepat.

Batasan dan hal yang perlu diperhatikan

• Langkah dianggap berjalan satu per satu secara berurutan. Untuk kegiatan yang berjalan bersamaan atau kegiatan lain sambil menunggu, tentukan sendiri total waktunya.
• Kondisi lalu lintas dan aturan antre, daftar ulang, atau masuk di lokasi tidak ikut dihitung. Alat ini hanya mengurangi menit yang kamu isi, jadi cek lagi aplikasi peta dan pengumuman penyelenggara sebelum berangkat.
• Jam dihitung per menit, langkah maksimal 12, satu langkah 1–1.440 menit, dan cadangan 0–1.440 menit. Pekerjaan yang lebih dari sehari sebaiknya dipecah menjadi beberapa langkah.
• Tanggal dan jam dibaca menurut zona waktu perangkat ini. Kalau tenggatnya di tempat dengan zona waktu berbeda, ubah ke jam zona waktu perangkatmu sebelum mengisinya.
• Halaman ini tidak mengirim pengingat. Untuk pengingat, unduh ‘File kalender’ lalu tambahkan ke kalender di ponsel atau komputer. Pengingat dipasang pada jam mulai langkah pertama.
• Isian dihitung di browser ini saja dan tidak disimpan. Tenggat dan langkah baru masuk ke alamat tautan hanya saat kamu menekan ‘Salin tautan’.

Sumber

• 01Park, J., Lu, F.-C., & Hedgcock, W. M. (2017). Relative effects of forward and backward planning on goal pursuit. Psychological Science, 28(11), 1620–1630Perencanaan mundur menambah motivasi dan keyakinan, mengurangi tekanan waktu, dan memperbaiki kinerja; efeknya besar pada tujuan yang rumit
• 02Buehler, R., Griffin, D., & Ross, M. (1994). Exploring the “planning fallacy”: Why people underestimate their task completion times. Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366–381Lima penelitian (465 mahasiswa): perkiraan waktu selesai cenderung optimistis, dan hilang bila dihubungkan dengan pengalaman lalu
• 03Federal Highway Administration (FHWA): Travel Time Reliability: Making It There On Time, All The TimeIndeks penyangga = (waktu tempuh persentil ke-95 − rata-rata) ÷ rata-rata; rata-rata 20 menit dan 40% menjadi 8 menit
• 04WHATWG HTML Standard: input tanggal dan jam (type=date, type=time)Nilai isian berupa tanggal tanpa zona waktu dan teks ‘jam:menit’; tampilan di layar bisa mengikuti pengaturan perangkat
• 05IETF RFC 5545: Internet Calendaring and Scheduling Core Object Specification (iCalendar)Format acara (VEVENT) dan pengingat (VALARM) pada file kalender (.ics)

Pertanyaan yang sering diajukan

Alat yang bisa dipakai bersama