Calculadora de horario inverso

Si la comida es a las 14:00, empieza a más tardar a las 12:35

Imagina que has quedado a comer a las 14:00. Arreglarte te lleva 30 minutos, el trayecto en metro 35, caminar hasta el local otros 10, y quieres 10 minutos de margen para no llegar con el tiempo justo. Si sumas todo, salen 1 hora y 25 minutos. Restas esa cantidad a las 14:00 y el resultado es 12:35. Empiezas a arreglarte a las 12:35, sales de casa a las 13:05, bajas del metro a las 13:40, llegas a la puerta a las 13:50 y los últimos 10 minutos son tu margen.

La calculadora hace esta cuenta con tantos pasos como necesites. La hora grande de arriba es el último momento para empezar, y la barra de debajo reparte el tiempo entre el inicio y el límite en un bloque por paso. La hora que aparece a la izquierda de cada línea del horario es cuándo empieza ese paso, así que la hora junto a «Ir en metro» responde a la pregunta de a qué hora debo salir. El recuadro «Según la hora actual» compara tu reloj con el plan: cuánto falta para empezar o, si ya vas tarde, cuántos minutos tienes que recortar.

Cuándo conviene planificar hacia atrás

Con una sola tarea basta la cabeza. Pero cuando hay varias cosas seguidas, como arreglarse, ir en metro, caminar y registrarse, sumar desde el principio hace fácil olvidar el último paso o contar el margen dos veces. Si restas desde el límite, la primera pregunta es a qué hora tiene que estar terminado lo último, y por eso un paso que falta se nota enseguida.

• Comidas, citas y entrada al trabajo: la hora de llegada es fija y solo se puede ajustar la preparación y el viaje. En el ejemplo de trabajo, entrar a las 09:00 con ducha, desayuno y 45 minutos entre metro y autobús obliga a empezar a las 07:20.
• Exámenes y entrevistas con hora de llegada: aparecen pasos que casi nunca haces, como buscar el aula. El ejemplo del examen recorre el camino de las 09:00 hasta las 06:40.
• Entregas en línea a última hora de la noche: con revisión final, exportar a PDF y subir el archivo, un límite a las 23:59 se convierte en las 21:49.
• Cierre de una oficina o de una cita médica: toma la hora de cierre o de registro como límite y pon como pasos preparar los papeles, el desplazamiento y la espera en la cola.

Hay un estudio que indica que la dirección en la que se planifica influye en el resultado. Park, Lu y Hedgcock (2017) compararon a personas que planificaban los pasos hacia una meta en orden cronológico con otras que planificaban hacia atrás desde el final. Quienes lo hicieron hacia atrás se sintieron más motivadas, esperaban alcanzar mejor la meta, notaron menos presión de tiempo y rindieron más. Según los autores, planificar hacia atrás hace que lo que hay que hacer se vea con más claridad, y el efecto fue mayor en metas con planes complejos.

Cómo se calcula

1. Elige la fecha y la hora límite. Es el momento en que tienes que estar allí, haberte registrado o haber entregado.
2. Resta el margen al límite. El margen se pone una sola vez, después del último paso. 14:00 − 10 minutos = 13:50 es la hora a la que debe terminar el último paso.
3. Resta cada paso empezando por el último. 13:50 − 10 minutos de caminata = 13:40, menos 35 minutos de metro = 13:05, menos 30 minutos para arreglarte = 12:35.
4. El inicio del primer paso es la respuesta. Después, el horario te muestra esas horas en el orden en que de verdad haces las cosas.

Hora de inicio = límite − margen − (paso 1 + paso 2 + … + paso n)

Si cambias el orden de los pasos y el total es el mismo, el primer paso empieza a la misma hora. Lo que cambia es la hora a la que empieza cada paso, así que, si alguna importa, como la hora de salida de casa, deja el orden tal como será en la realidad. Las flechas de subir y bajar de cada línea reordenan los pasos y las horas se recalculan al momento.

Ejemplos para situaciones de cada día

Son los mismos ejemplos que los botones de encima de la calculadora. «Probar» lo carga en la calculadora sin recargar la página, y la fecha se pone en el día más cercano cuya hora de inicio aún no ha pasado.

Los minutos son estimaciones habituales. Si tienes tus propios datos, usa esos. El tiempo en metro, autobús o coche cambia mucho según el día y la hora, así que antes de fiarte de una cifra consulta una aplicación de mapas indicando la hora de salida.

Cuánto margen dejar

El margen absorbe el paso que dura más de lo previsto. Solemos calcular tiempos demasiado cortos. Buehler, Griffin y Ross (1994) hicieron cinco estudios con 465 estudiantes universitarios y comprobaron que la gente era demasiado optimista sobre cuándo terminaría tareas académicas y cotidianas. Al predecir, se centraban en un escenario futuro y apenas pensaban en cuánto habían tardado antes en cosas parecidas. Cuando se les indicó que relacionaran su experiencia pasada con la predicción, el sesgo optimista desapareció. Este fenómeno se conoce como falacia de la planificación.

Para el tiempo de viaje sirve de referencia el índice de margen (buffer index) que usa la Administración Federal de Carreteras de EE. UU. (FHWA). Es la diferencia entre el viaje medio y un viaje casi en el peor día (el percentil 95), dividida entre la media. En el ejemplo de la FHWA, una media de 20 minutos con un índice del 40 % suma 20 × 40 % = 8 minutos, de modo que conviene contar con 28 minutos para llegar a tiempo la mayoría de los días.

El índice de margen varía según la carretera y la franja horaria. Las filas del 20, 40 y 60 % sirven para comparar. Lo más realista es recordar cuántos minutos más que de costumbre tardó tu peor trayecto reciente en esa ruta y poner esa cifra en el campo del margen.

Cómo leer «Según la hora actual»

El recuadro «Según la hora actual» da por hecho que aún no has empezado ningún paso y compara la hora de ahora (al minuto) con el cálculo. Para el ejemplo de la comida (inicio 12:35, pasos que suman 1 hora y 15 minutos, margen de 10 minutos) se lee así.

Cuando la hora actual cae entre el inicio y el límite, aparece una aguja «Ahora» en la barra, los bloques que ya quedaron atrás se atenúan y el paso en el que deberías estar según el plan se marca con un borde. En el horario, el punto de ese paso parpadea. Si ya vas siguiendo el plan, esa marca te dice más que la frase.

Planes que pasan de medianoche y el límite a las 00:00

Si el límite es de madrugada, el inicio pasa al día anterior. Con un límite a las 00:20 del 25 de octubre y las mismas 1 hora y 30 minutos de trabajo, empiezas a las 22:50 del 24 de octubre. Cada paso que cae en un día distinto al del límite lleva la fecha bajo su hora, así que no lo confundes con el mismo día. Con el cambio de año pasa igual: un límite a las 00:15 del 1 de enero menos 30 minutos son las 23:45 del 31 de diciembre.

Un límite «a las 00:00 del día 23» es el comienzo del día 23, es decir, la noche del 22. Introduce el día 23 con la hora 00:00 y obtendrás un plan que termina en la noche del 22. En cambio, «hasta la medianoche del 23» lo entienden unos como la noche del 22 al 23 y otros como la del 23 al 24, así que, si el aviso no indica una hora concreta como las 23:59, pregunta a quien fijó el plazo.

En España se cambia la hora el último domingo de marzo y el último domingo de octubre. La calculadora resta el tiempo que transcurre de verdad: el día del cambio, la diferencia entre dos pasos en el reloj de pared puede parecer una hora distinta, pero cada paso dura justo los minutos que escribiste. El cálculo sigue la zona horaria configurada en tu dispositivo.

Errores frecuentes

• Restar el margen dos veces: si tus 45 minutos de trayecto ya incluyen 10 de holgura y además escribes 15 en el campo del margen, estás reservando 25. Pon la holgura en un solo sitio.
• Contar dos veces el mismo tiempo: si el tiempo de viaje de tu aplicación de mapas ya incluye caminar o un trasbordo, no añadas otra vez «ir andando a la estación». Suma solo lo que el mapa no cuenta, como aparcar o moverte dentro de un edificio.
• Poner en fila tareas que se solapan: si te duchas mientras funciona la lavadora, escribir las dos una detrás de otra adelanta el inicio más de lo necesario. Pon solo la más larga de las que se solapan.
• Leer «inicio» como «salida»: la hora grande es cuando empieza el primer paso. La hora a la que sales de casa es la del paso de viaje en el horario.
• No comprobar la fecha: con un límite a las 00:00 o con un vuelo de madrugada, el campo de la fecha debe ser el día del límite para que la fecha de inicio salga bien.

Límites y advertencias

• Se da por hecho que los pasos van uno tras otro. Si hay tareas que se solapan o que haces mientras esperas, calcula tú el tiempo total y escríbelo.
• No se tienen en cuenta el tráfico ni las normas del lugar al que vas, como la hora de registro o de apertura de puertas. Solo se restan los minutos que escribes, así que antes de salir consulta una aplicación de mapas y las indicaciones de quien organiza.
• Las horas llegan al minuto, hay hasta 12 pasos, cada paso va de 1 a 1440 minutos y el margen de 0 a 1440 minutos. Divide en varios pasos lo que dure más de un día.
• La fecha y la hora se leen con la zona horaria de este dispositivo. Si el límite es de otra zona horaria, pásalo antes a la hora local de este dispositivo.
• Esta página no envía recordatorios. Si necesitas un aviso, descarga el archivo de calendario y ábrelo en el calendario del móvil o del ordenador. Se programa un aviso para el inicio del primer paso.
• Todo se calcula dentro de este navegador y no se guarda nada de lo que escribes. Solo al pulsar «Copiar enlace» el límite y los pasos pasan a la dirección.

Fuentes

• 01Park, J., Lu, F.-C., & Hedgcock, W. M. (2017). Relative effects of forward and backward planning on goal pursuit. Psychological Science, 28(11), 1620–1630Planificar hacia atrás aumentó la motivación y la expectativa de lograr la meta, redujo la presión de tiempo y mejoró el rendimiento, con más efecto en metas complejas
• 02Buehler, R., Griffin, D., & Ross, M. (1994). Exploring the “planning fallacy”: Why people underestimate their task completion times. Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366–381Cinco estudios (465 estudiantes universitarios): la predicción de la hora de fin era optimista y el sesgo desapareció al relacionarla con la experiencia pasada
• 03Administración Federal de Carreteras de EE. UU. (FHWA): Travel Time Reliability: Making It There On Time, All The TimeÍndice de margen = (tiempo de viaje del percentil 95 − media) ÷ media; con media de 20 minutos y 40 %, suma 8 minutos
• 04Estándar HTML de WHATWG: campos de fecha y hora (type=date, type=time)El valor es una fecha sin zona horaria y un texto «hora:minuto», y el formato en pantalla puede seguir la configuración del dispositivo
• 05IETF RFC 5545: Internet Calendaring and Scheduling Core Object Specification (iCalendar)Formato de los eventos (VEVENT) y las alarmas (VALARM) de un archivo de calendario (.ics)

Preguntas frecuentes

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