Kurangi dulu istirahat dan agenda berdurasi tetap, lalu bagi sisanya menurut bobot
Misalkan rapat berlangsung pukul 13.00 sampai 15.00 dengan tiga agenda, dan ada istirahat 10 menit setelah agenda kedua. Waktu yang tersedia untuk agenda adalah 120 menit dikurangi istirahat 10 menit, yaitu 110 menit. Jika dibagi rata ke tiga agenda, hasilnya 110 ÷ 3 = 36,67 menit, sehingga dalam menit bulat menjadi 37 menit, 37 menit, dan 36 menit. Sisa 2 menit yang tidak habis dibagi diberikan 1 menit demi 1 menit mulai dari agenda paling depan. Jadwalnya berjalan 13.00–13.37, 13.37–14.14, istirahat 14.14–14.24, lalu 14.24–15.00, sehingga agenda terakhir selesai tepat pukul 15.00.
Semua agenda tidak harus sama panjang. Jika agenda kedua yang butuh diskusi diberi bobot 2, 110 menit terbagi 1 : 2 : 1 menjadi 28, 55, dan 27 menit. Agenda yang memang butuh tepat 20 menit, seperti presentasi, cukup dikunci dengan mengisi 20 pada kolom durasi. Kolom waktu di sisi kiri kalkulator menggambarkan rentang dari mulai sampai selesai sebagai satu batang vertikal, dan tinggi tiap potongan sebanding dengan waktu sebenarnya. Agenda berdurasi tetap memakai warna paling tegas, agenda yang dibagi menurut bobot memakai warna yang lebih lembut, dan istirahat diberi arsiran. Arahkan kursor ke baris atau pilih kotaknya untuk menyorot potongan dan pitanya.
Kapan membagi waktu lebih dulu berguna
Jika hanya batas selesai yang ditentukan, bagian awal acara mudah memanjang dan agenda di belakang terpaksa dikebut. Dengan jam selesai yang sudah ditulis untuk setiap agenda, Anda langsung tahu seberapa terlambat acara berjalan dan berapa menit agenda berikutnya harus dipersingkat. Cara ini terutama berguna untuk jadwal berikut.
- Rapat: menetapkan batas waktu untuk setiap agenda adalah praktik yang umum. Scrum Guide (versi November 2020) menetapkan Daily Scrum sebagai acara 15 menit, serta membatasi Sprint Planning paling lama 8 jam dan Sprint Retrospective paling lama 3 jam untuk sprint satu bulan. Agenda yang durasinya sudah pasti, seperti laporan, dikunci, sedangkan agenda diskusi membagi sisanya menurut bobot.
- Belajar dan mengerjakan tugas: saat membagi 4 jam malam ke beberapa mata pelajaran, beri bobot 2 pada pelajaran yang sulit, maka waktu di luar istirahat terbagi 1 : 2 : 1. Kegiatan yang memakai waktu sama setiap hari, seperti mengoreksi kesalahan, sebaiknya dikunci.
- Ujian: jika jumlah soal dimasukkan sebagai bobot, tiap bagian mendapat waktu yang sebanding dengan jumlah soalnya. Waktu untuk memindahkan dan memeriksa jawaban lebih aman dikunci terlebih dahulu.
- Seminar dan susunan acara: kunci durasi presentasi dan kosongkan hanya sesi tanya jawab, maka sesi itu menerima seluruh sisa waktu. Anda juga langsung melihat berapa menit tanya jawab berkurang jika ada satu presentasi tambahan.
Cara menghitung
- Hitung total waktu. Rumusnya selesai − mulai. Jika waktu selesai lebih awal dari waktu mulai, jadwal dianggap berakhir pada hari berikutnya dan ditambah 24 jam; jika keduanya sama, jadwalnya 24 jam. Pukul 23.00 sampai 01.00 adalah 120 menit.
- Kurangi istirahat dan agenda berdurasi tetap. Yang tersisa adalah waktu yang dibagi menurut bobot. Dari 13.00–15.00, kurangi 10 menit agenda tetap dan 10 menit istirahat, maka tersisa 100 menit.
- Potong menurut satuan pembagian. Dengan satuan 5 menit, 100 ÷ 5 = 20 satuan. Sisa yang tidak habis dibagi satuan ditaruh di akhir jadwal sebagai “Sisa waktu”.
- Bagikan bagian bulat sesuai bobot lebih dulu. Untuk setiap agenda, ambil bagian bulat dari jumlah satuan × bobot ÷ total bobot. Dengan bobot 1 · 2 · 1, hasilnya 20 × 1 ÷ 4 = 5, 20 × 2 ÷ 4 = 10, dan 5 satuan.
- Satuan yang masih tersisa diberikan satu per satu mulai dari agenda dengan pecahan terbesar. Jika pecahannya sama, agenda yang lebih depan menerima lebih dulu. Karena itu, bila semua bobot sama, agenda paling depan mendapat tambahan satu satuan lebih dulu.
Waktu yang dibagi = (selesai − mulai) − total istirahat − total agenda tetap · jumlah satuan = ⌊waktu yang dibagi ÷ satuan⌋ · bagian agenda = jumlah satuan × bobot ÷ total bobot (bagian bulat, lalu 1 satuan menurut pecahan terbesar)
Dua langkah terakhir memakai prinsip yang sama dengan metode Hamilton (Vinton) yang dipakai untuk membagi kursi DPR Amerika Serikat antarnegara bagian dari tahun 1850 sampai 1900. Jumlah kursi yang ditetapkan dibagi menurut proporsi penduduk, bagian bulatnya diberikan lebih dulu, lalu kursi yang tersisa ditambahkan satu per satu kepada negara bagian dengan pecahan terbesar. Di kalkulator ini yang dibagi adalah satuan 1, 5, atau 10 menit sebagai ganti kursi, dan bobot sebagai ganti jumlah penduduk.
Apa yang dipakai sebagai bobot
Bobot hanya bermakna sebagai perbandingan satu sama lain. Bobot 1 · 2 · 1 dan 10 · 20 · 10 memberi hasil yang sama, dan totalnya tidak harus 100. Pilih satu patokan yang sesuai dengan situasi Anda, lalu masukkan apa adanya.
| Patokan | Cara mengisi | Cocok untuk |
|---|---|---|
| Tingkat kepentingan | 1 untuk agenda biasa, 2 sampai 3 untuk agenda yang harus menghasilkan keputusan | Rapat |
| Tingkat kesulitan | 1 untuk pelajaran yang sudah dikuasai, 2 untuk yang sulit | Rencana belajar |
| Jumlah soal atau skor | Jumlah soal atau total skor tiap bagian, apa adanya | Ujian |
| Jumlah orang | Jumlah pembicara atau tim peserta | Seminar dan lokakarya |
Sebagai contoh, pada ujian 80 menit dengan 45 soal, kunci 10 menit untuk memindahkan dan memeriksa jawaban, lalu masukkan jumlah soal tiga bagian, yaitu 17, 17, dan 11, sebagai bobot. Sisa 70 menit terbagi seperti pada tabel di bawah, kira-kira 1,6 menit untuk setiap soal.
| Bagian | Bobot | Waktu | Jam |
|---|---|---|---|
| Soal 1-17 | 17 | 27 menit | 08.40–09.07 |
| Soal 18-34 | 17 | 26 menit | 09.07–09.33 |
| Soal 35-45 | 11 | 17 menit | 09.33–09.50 |
| Periksa jawaban | Tetap | 10 menit | 09.50–10.00 |
Soal 1-17 dan soal 18-34 berbobot sama, tetapi waktunya berbeda 1 menit, yaitu 27 dan 26 menit. Pecahan dari pembagian 70 menit dengan 45 sama untuk keduanya, sehingga 1 menit sisa diterima bagian yang lebih depan.
Satuan pembagian: 1, 5, dan 10 menit
Satuan 1 menit membagi paling merata, tetapi jam mulai agenda menjadi janggal, misalnya 13.37. Untuk jadwal yang akan ditulis di undangan atau diumumkan ke orang lain, satuan 5 atau 10 menit lebih mudah dibaca. Jadwal yang sama (13.00–15.00, tiga agenda, istirahat 10 menit setelah agenda kedua) dihitung dengan satuan berbeda memberi hasil berikut.
| Satuan | Agenda 1 | Agenda 2 | Agenda 3 | Mulai agenda 3 |
|---|---|---|---|---|
| 1 menit | 37 menit | 37 menit | 36 menit | 14.24 |
| 5 menit | 40 menit | 35 menit | 35 menit | 14.25 |
| 10 menit | 40 menit | 40 menit | 30 menit | 14.30 |
Dengan satuan 5 menit, 110 menit menjadi 22 satuan. Setiap agenda menerima 7 satuan, lalu 1 satuan yang tersisa diterima agenda 1, sehingga hasilnya 40, 35, dan 35 menit. Jika waktu yang dibagi tidak habis dibagi satuan, sisanya tertinggal di akhir. Setelah 13 menit dikunci, 107 menit yang dibagi dengan satuan 10 menit hanya terbagi 100 menit, dan 7 menit ditampilkan sebagai “Sisa waktu”.
Contoh untuk berbagai situasi
Jadwal berikut sama dengan tombol contoh di atas kalkulator. Tekan “Coba” untuk memasukkannya apa adanya ke kalkulator, lalu ubah nama atau bobotnya sambil membandingkan hasilnya.
| Situasi | Pengaturan | Hasil | |
|---|---|---|---|
| Rapat tim 13.00–15.00 | Keputusan lalu dikunci 10 menit, bobot 1 · 2 · 1 untuk update status, diskusi isu utama, dan rangkuman keputusan, istirahat 10 menit, satuan 5 menit | 25 menit · 50 menit · 25 menit | Coba |
| Belajar malam 19.00–23.00 | Bahasa Indonesia, Matematika, dan Bahasa Inggris dengan bobot 1 · 2 · 1, istirahat 10 menit dua kali, koreksi kesalahan dikunci 30 menit, satuan 10 menit | 50 menit · 1 jam 30 menit · 50 menit | Coba |
| Ujian 80 menit 08.40–10.00 | Jumlah soal tiga bagian 17 · 17 · 11 sebagai bobot, pemeriksaan jawaban dikunci 10 menit, satuan 1 menit | 27 menit · 26 menit · 17 menit | Coba |
| Seminar 14.00–16.00 | Pembukaan dan penutup 5 menit, tiga presentasi dikunci 20 menit masing-masing, istirahat 10 menit, hanya tanya jawab yang dikosongkan | Tanya jawab 40 menit | Coba |
Pada contoh seminar, jika ditambah satu presentasi lagi yang dikunci 20 menit, sesi tanya jawab berkurang menjadi 20 menit. Semakin banyak agenda yang dikunci, semakin kecil bagian yang diterima agenda yang dikosongkan. Karena itu, kunci hanya waktu yang benar-benar harus dipatuhi agar jadwal mudah disesuaikan.
Durasi istirahat dikurangi lebih dulu, posisinya hanya menggeser jam mulai
Istirahat adalah satu baris dalam tabel jadwal, sehingga bisa dipindahkan ke antara agenda mana pun dengan tombol panah atas dan bawah. Total istirahat tidak berubah saat dipindahkan, jadi durasi agenda tetap sama dan yang bergeser hanya jam mulai agenda setelah istirahat. Pada jadwal 13.00–15.00 dengan tiga agenda, memindahkan istirahat 10 menit ke setelah agenda 1 membuat agenda 2 mulai pukul 13.47, bukan 13.37.
| Posisi istirahat | Mulai agenda 2 | Mulai agenda 3 | Durasi agenda |
|---|---|---|---|
| Setelah agenda 2 | 13.37 | 14.24 | 37 · 37 · 36 menit |
| Setelah agenda 1 | 13.47 | 14.24 | 37 · 37 · 36 menit |
| 5 menit setelah agenda 1 + 10 menit setelah agenda 2 | 13.40 | 14.25 | masing-masing 35 menit |
Jika istirahat dimasukkan dua kali, total istirahat menjadi 15 menit dan waktu untuk agenda berkurang menjadi 105 menit, sehingga ketiga agenda masing-masing mendapat 35 menit. Durasi istirahat juga ditulis dalam menit bulat. Waktu yang bukan agenda, seperti perpindahan ruangan atau persiapan, bisa dimasukkan sebagai baris istirahat dengan nama yang diganti.
Kesalahan hitung yang sering terjadi
- Membagi tanpa mengurangi istirahat: jika 2 jam dibagi tiga agenda menjadi 40 menit dan ditambah istirahat 10 menit, jadwal baru selesai pukul 15.10. Istirahat harus dikurangi sebelum membagi.
- Menghitung jam selesai dua kali: 13.00–13.37 adalah 37 menit. Jam selesai agenda sebelumnya sama dengan jam mulai agenda berikutnya, jadi tidak ada jeda 1 menit tersendiri di antara dua agenda.
- Memaksa bobot menjadi persen: total bobot tidak perlu dibuat 100. Perbandingan 2 : 1 : 1 sama artinya dengan 50%, 25%, dan 25%.
- Tidak sadar durasi tetap melebihi total waktu: jika istirahat dan agenda tetap lebih panjang daripada total waktu, agenda yang dikosongkan menjadi 0 menit dan jadwal melewati batas selesai. Kalkulator menampilkan kelebihan waktu dan jam selesai sebenarnya dengan warna oranye.
- Memperbesar satuan lalu melewatkan sisanya: dengan satuan 10 menit dan waktu yang dibagi 107 menit, hanya 100 menit yang terbagi dan 7 menit tersisa. Pakai sisa itu untuk penutup atau pertanyaan, atau perkecil satuan menjadi 5 menit.
Keterbatasan
- Waktu hanya dibagi dalam menit bulat. Agenda dan istirahat berdurasi 1 sampai 1.440 menit, bobot 1 sampai 99, dan jumlah baris maksimal 30.
- Jika bobotnya berbeda-beda, pada kasus yang jarang terjadi total waktu ditambah tetapi bagian satu agenda justru berkurang. Bobot 2 · 5 · 5 dengan satuan 10 menit menghasilkan 20, 30, dan 30 menit untuk total 80 menit, tetapi 10, 40, dan 40 menit untuk total 90 menit. Ini dikenal sebagai “paradoks Alabama” pada metode Hamilton. Jika terjadi, kunci durasi agenda tersebut.
- Tanggal, zona waktu, dan waktu musim panas tidak diperhitungkan. Waktu mulai dan selesai dianggap jam dinding di zona waktu yang sama, dan totalnya tidak lebih dari 24 jam (jika waktu tetap berlebih, jadwal selesai selambat kelebihannya).
- Kalkulator ini tidak mengukur jalannya acara dan tidak membunyikan pengingat. Untuk mengukur waktu saat berlangsung, kirim urutan yang sama ke Timer Rapat dengan “Jalankan di Timer Rapat” (tidak bisa dikirim jika ada baris yang melebihi 120 menit).
- Nilai yang Anda masukkan dihitung hanya di dalam browser ini dan tidak dikirim ke server maupun disimpan. Saat tautan disalin, jadwal disimpan setelah tanda # pada alamat, dan bagian itu tidak dikirim ke server ketika halaman dibuka.
Tanggal pengecekan sumber: 22 Oktober 2026. Periode pemakaian metode Hamilton (Vinton) dan paradoks Alabama dicek pada materi Biro Sensus Amerika Serikat, sedangkan contoh batas waktu rapat dicek pada Scrum Guide 2020. Pemotongan menurut satuan dan aturan bahwa agenda yang lebih depan menerima lebih dulu saat pecahannya sama adalah cara yang ditetapkan kalkulator ini.
Sumber
- 01U.S. Census Bureau: Congressional Apportionment, Historical PerspectiveMetode Hamilton (Vinton) 1850–1900: bagian bulat diberikan lebih dulu, lalu satu kursi untuk pecahan terbesar. Paradoks Alabama
- 02Scrum Guide (November 2020)Daily Scrum 15 menit, Sprint Planning maksimal 8 jam dan Retrospective maksimal 3 jam untuk sprint satu bulan
- 03WHATWG HTML Living Standard: Time state (type=time)Kolom waktu yang hanya menerima jam dan menit, tanpa tanggal dan zona waktu
- 04IETF RFC 5545, 3.6.1 Event ComponentAkhir acara (DTEND) tidak termasuk jam itu sendiri. Dasar bahwa jam selesai agenda sebelumnya sama dengan jam mulai berikutnya
Pertanyaan yang sering diajukan
Jika rapat 13.00 sampai 15.00 punya tiga agenda dan istirahat 10 menit, berapa menit tiap agenda?
Dari total 120 menit, kurangi istirahat 10 menit sehingga tersisa 110 menit untuk dibagi ke tiga agenda. Dengan satuan 1 menit hasilnya 37, 37, dan 36 menit, dan sisa 2 menit yang tidak habis dibagi diberikan 1 menit demi 1 menit mulai dari agenda terdepan. Jika istirahat setelah agenda kedua, jadwalnya 13.00–13.37, 13.37–14.14, istirahat 14.14–14.24, dan 14.24–15.00.
Bagaimana memberi satu agenda waktu dua kali lipat?
Ubah bobot agenda itu menjadi 2. Bobot hanya bermakna sebagai perbandingan, sehingga bobot 1 · 2 · 1 membagi sisa waktu dengan perbandingan 1 : 2 : 1. Pada jadwal di atas, 110 menit menjadi 28, 55, dan 27 menit. Total bobot tidak perlu dibuat 100.
Bisakah agenda berdurasi tetap dan agenda berbobot dicampur?
Bisa. Agenda yang kolom durasinya diisi menit dikunci pada durasi itu, sedangkan agenda yang durasinya dikosongkan membagi sisa waktu menurut bobot. Pada jadwal 13.00–15.00 dengan agenda pertama dikunci 10 menit dan istirahat 10 menit, sisa 100 menit dibagi ke tiga agenda berbobot 1 · 2 · 1 menjadi 25, 50, dan 25 menit.
Apa yang berubah jika memakai satuan 5 menit?
Bagian yang dibagi menurut bobot menjadi kelipatan 5 menit, sehingga jam mulai seperti 13.40 dan 14.25 lebih mudah dibaca. Jika 110 menit dibagi ke tiga agenda, hasilnya 40, 35, dan 35 menit. Jika waktu yang dibagi tidak habis dibagi 5, sisanya ditampilkan di akhir jadwal sebagai “Sisa waktu”.
Bisakah istirahat dimasukkan beberapa kali dan dipindahkan posisinya?
Setiap kali Anda menekan Tambah istirahat, satu baris istirahat baru muncul, dan tombol panah atas dan bawah memindahkannya ke antara agenda mana pun. Memindahkan istirahat tidak mengubah durasi agenda, hanya jam mulai agenda setelahnya. Total istirahat dikurangi dari total waktu sebelum pembagian.
Apa yang terjadi jika istirahat dan waktu tetap lebih panjang daripada total waktu?
Agenda yang durasinya dikosongkan menjadi 0 menit, dan jadwal berlanjut melewati jam selesai. Kalkulator menampilkan berapa menit jadwal terlambat dan jam selesai sebenarnya dengan warna oranye. Perpendek durasi tetap atau istirahat, atau mundurkan jam selesai, agar jadwal pas kembali.
Bisakah membuat jadwal yang melewati tengah malam?
Jika jam selesai lebih awal dari jam mulai, jadwal dihitung berakhir pada hari berikutnya. Pukul 23.00 sampai 01.00 adalah 120 menit, dan jam setelah tengah malam diberi keterangan hari berikutnya. Jika jam mulai dan selesai sama, jadwalnya 24 jam. Tanggal, zona waktu, dan waktu musim panas tidak diperhitungkan.
Bagaimana cara membagikan jadwal atau langsung menjalankannya?
Salin jadwal menyalin nama agenda beserta jam mulai dan selesai sebagai teks, sedangkan Salin tautan membuat alamat yang membuka jadwal yang sama. Jadwal hanya disimpan setelah tanda # pada alamat dan tidak dikirim ke server. Jika Anda menekan Jalankan di Timer Rapat, Timer Rapat terbuka dengan urutan dan durasi yang sama.